数字化浪潮奔涌而至,数字化、数智化席卷人力资源管理部门,数字化转型升级似乎成为了一个老生常谈的话题。
从感觉上,大家觉得自己已经听了很多了,不是个新鲜难懂的事物了,但现实的落地情况呢?却是骨感的。甚至还有企业是陷入了一轮又一轮的选型、实施、不适用、替换、不适用、自研、再选型的无休止的拉锯中。
这不仅是资金、人力和时间的浪费,也是机会的流失,和组织对数字化热情的消耗。
“公司花钱买了人力资源系统,为什么用不起来?”面对来自老板的灵魂拷问,面对员工的质疑,人力资源部门百口莫辩。
“这个软件不行”,大概率上,大家会首先怀疑这个HR软件。的确,没有尽善尽美的产品,但我们今天先抛开这个,主要谈一谈另一面的思考:当你的人力资源软件系统用不起来的时候,真的就只是软件的问题吗?
对于这个问题,我们将自己这些年在人力资源数字化中的实践所思,一共4点,与大家分享。
01 人力资源软件,让管理先行
人力资源软件,根本上是企业管理软件的一种,是企业将数字化的技术手段应用到“人”这个资源的管理中,目的还是问管理要效能,只是使用的工具在不断升级。
有个前提的认知我们始终强调,在数字化人力资源这个命题中,主体是『人力资源管理』,『数字化』是手段,是为人力资源管理这个主体的提升优化而服务的。当然,要做好数字化人力资源,『数字化』和『人力资源管理』这两者缺一不可。但是,如果偏离人力资源管理这个主体而唯技术论,那么叠加再多的先进技术,使用再新再大牌的产品,也是无的放矢。
那么,当你的人力资源管理软件用不好或者用不起来的时候,是否有检视过:我们组织的发展阶段适合吗?我们人力资源管理自身做得怎么样了?有没有上软件系统的土壤?
管理软件的应用需要匹配的管理环境,事实上,一个组织使用的管理软件中,就暗藏着组织的管理思路。
建议启动软件项目的时候,结合组织的发展阶段、人力资源管理的成熟度,进行综合考量,就像种树之前要先看土。想明白上线HR软件的管理诉求,理清楚使用HR软件的目标价值,把实施软件的土壤先理理好。否则土壤不好,软件这个种子也是“过客”。
02充分考虑不同用户的应用场景,以实用驱动
软件系统上线后,是不是你也遇到过这番景象?
一边负责系统的团队伙伴抱怨:大家一点都不积极,一点都不愿意学,只知道说软件不好用……
另一边,员工也在一波又一波的软件使用培训中不耐烦:为什么要用软件,对我们有什么用,是不是浪费时间……
公司花钱花人力花时间,上线了一个软件系统,大家却不愿意使用,系统就跑不起来,越跑不起来就越发挥不出效果,也更加没人愿意使用了。
有没有想过为什么大家不愿意呢。其实科技类产品是有一个用户接受度模型的,根据Fred Davis的Technology Acceptance Model,“感知有用性”和“感知易用性”是驱动用户使用意愿的两个重要的影响因素。
简单来说,就是要有用、易用,核心是有用性的问题。用这个底层逻辑来看我们的人力资源软件,主要用户是谁?什么对他们而言是有用的?
管理者、员工、HR是人力资源软件系统的三大主要用户群体,他们在组织中担任不同的角色,使用HR软件的场景也有差异,对软件的诉求自然是各有侧重。
因而,对于上线一套HR软件并且成功使用,达成这个目标的重要一环是要梳理清楚这三类用户的主要使用场景,充分回答好这个问题,让软件系统与工作场景真正做到息息相关。
既工作相关、又实用有帮助,当你的用户们通过使用软件系统可以有这两点收获,他们的使用意愿会被提高。正如那种子的发芽,自身内在的生长能量被激活,强烈推力使它们破土而出。
03 功能从不遥远,逻辑主线要把握
数字化风口下,各类工具层出不穷。凡事皆有两面性,恰当应用就是数字红利,胡乱堆砌反而容易变成大家身上的数字化压力,学习成本、时间成本陡增。
一个用得起来、用得好的软件系统,并不是简单地做功能堆叠,混乱的选择很难建立可持续的有效的应用。所以无论是甲方还是乙方,都一定要有逻辑,要建立主线,这是软件系统生命力的支撑。
在实施人力资源系统前,如果缺乏整体梳理和规划,表面可以解决单点问题,但背后的风险无法避免。比如,数据的孤岛,不同的数据散落在各处,不统一,不联通,无质量。再比如,流程的断点,人力资源部门需要管理多个重要的流程,如果这些流程无法在线上顺畅跑通,那么数字化的增效意义何在?反而增加了管理的难度和风险。
这些堵点的背后是逻辑的不通,企业需要对人力资源软件系统有合理的预期认识,建议在上线前就应该先把底层逻辑和流程梳理清晰。切记,上线系统是为了借数字化工具把流程这条线串好,用好,最终拓展成管理的面,高质量地发挥人力资源管理的作用。
一棵枝叶茂盛的大树,首先树干、树枝、树叶肯定是一体的,只有它们长在一起是一个整体的时候,才能被称为树,单看任一个部位都不能代指整体。而它从一颗种子变得枝繁叶茂,必然也是节节而进,有它的生长过程和规律。
04 干预思维惯性,工作模式要转变
科技的使用是要经历一段磨合期的,因为它会改变原有的习惯。我们已经习惯了在C端接受新的科技产品,只要精准击中了用户的痛点,再加上好的使用体验,很快旧的习惯就被改变了。
但是,B端不一样,人力资源软件是个B端的管理软件,改变没有那么简单。这不仅仅是工作习惯的改变,也不是一个人的改变,它还有流程的、权限的、文化的调整,是整个组织的建设事项。
大多数人都不喜欢改变,更喜欢待在舒适区里,一旦组织进入了数字化的建设,上系统后肯定会带来工作习惯和思维的调整,抵触是人之常情。
所以,当你的人力资源软件用不起来的时候,是否也回顾过:你们整个组织的上上下下都具备变革的决心了吗?上系统是工作模式、行为习惯的改变,这种改变需要组织的干预,需要变革的过程。
从一粒默不作声的种子开始,植物为了生存,在生长发育过程中充满了力量,而这些都来自于它的最大智慧——不断改善自己去适应环境。
05 写在最后
一个人力资源软件系统能成功用起来,就犹如培育一棵植物,有合适的土壤吗,有发芽的驱动力吗,有重视生长过程和规律吗,有适应环境的调节能力吗。
管理环境、用户场景、功能有用性、流程逻辑、方法论、习惯变革,它们有如植物生长的土壤、阳光、氧气、肥料、水和温度。
企业和人力资源团队需要明白,一旦准备上线实施一个软件系统,就有必要进行通盘的规划。从另一个角度来讲,软件作为工具,暗含着管理的逻辑和方法论,需要系统性的管理体系、流程和方法,软件才能发挥效用。
如果再把今天的这个问题拿出来,相信短时间内很多企业在落地中或多或少还是会遇到类似的困扰,那么你会怎么考虑?当你的HR系统用不起来的时候,真的就只是软件问题吗?
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